معرفی دفاتر حسابداری

دسته بندی :

تاریخ درج :

حجم فایل :

معرفی دفاتر حسابداری

دفتر حسابداری چیست؟
مقصود از دفتر حسابداری، دفاتر قانونی ای هستند که تجار و شرکت های تجاری و برخی مودیان، موظف به تهیه، پلمپ قانونی و تکمیل آن ها بر اساس مقررات بوده تا مشمول جریمه نگردند و امور مالی شان، رصد شود.
تمامی حسابدارن شرکت های به ثبت رسیده در سامانه جامع ثبت شرکت ها و تجار، موظف هستند که هر رویداد مالی را ابتدا در اسناد حسابداری دستی یا سیستمی، اعم از اسناد مالی ساده یا مرکب، درج کرده، به تایید مدیر مجموعه، برسانند و سپس، آن (رویداد مالی) را در دفاتر حسابداری، وارد کنند.
در کل می توان گفت، مقصود از دفتر حسابداری که دارای انواع مخصوص به خود می باشد، دفاتری هستند که حسابدار، تمامی رویدادها و اتفاقات تجاری یک مجموعه یا شخص، اعم از مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، وجوهی که بابت مخارج شخصی برداشت شده، واردات و صادرات تجاری، جمع بدهکاران، بستانکاران، جمع دارایی، صندوق و سرمایه را پس از تایید مدیر، در آن ها درج می کند و در پایان سال مالیاتی، تحویل اداره امور مالیات می شوند.
از موارد درج شده در دفاتر قانونی حسابداری که ابزار دست حسابداران می باشد، برای تهیه مواردی نظیر صورت های مالی در سال مالیاتی، تنظیم اظهارنامه‌ های مالیاتی، تهیه گزارش‌، کنترل حساب‌ ها، ایجاد نظم در اطلاعات مالی و اعمال استانداردهای حسابداری، استفاده می گردد؛ داشتن این دفاتر، سبب کاهش اشتباهات در حسابداری یک مجموعه نیز خواهد شد.

دفاتر حسابداری قانونی چه اهمیتی دارند؟
اجبار قانونی برای داشتن دفاتر قانونی در تمام شرکت ها و بنگاه های اقتصادی وجود دارد. تمام واحدهای اقتصادی باید دارای دفاتر روزنامه و دفاتر کل باشند.
این دفاتر وضعیت حساب های یک مجموعه را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب به طور واضح منعکس می کنند. همچنین دفاتر حسابداری اسناد رسمی مستدلی برای کاهش اشتباهات در حسابداری، به خصوص در زمینه عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی یا هرگونه اشتباه دیگری مثل ثبت تکراری رویدادهای مالی هستند.
یکی دیگر از دلایل اهمیت دفاتر قانونی، انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در تمام ابعاد است. اطلاعاتی مثال تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب در دفاتر قانونی مشخص هستند.
دفاتر حسابداری اطلاعات مالی را به ترتیب زمان رخداد دسته بندی می کنند و در دسترسی های بعدی اطلاعات خوبی به کاربر ارائه می کنند.

انواع ‌‌دفاتر قانونی حسابداری
دفتر روزنامه
کلیه معاملات و تراکنش‌های مالی شرکت با توجه به تاریخ رخدادشان، در دفتر رسمی روزنامه به ثبت می‌رسند. ساختار دفتر روزنامه به گونه‌ای است که از چندین ستون مختلف تشکیل شده است. هر کدام از ستون‌ها، دارای شماره سند، تاریخ شرح رویدادهای مالی (شامل توصیف مختصری از رویداد و نام حساب)، میزان بدهکاری و بستانکاری و … می‌باشند. از جمله کاربردهای دفاتر روزنامه می‌توان به ارائه صورت‌های مالیاتی اشاره کرد که به صورت سالانه ارائه می‌شوند.
دفتر روزنامه عمومی، خصوصی و اختصاصی انواع مختلف این نوع از ‌‌دفاتر حسابداری هستند. کلیه ‌رویدادهای مالی و معاملات در دفاتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند. این در حالی است که از دفاتر روزنامه خصوصی برای رویدادهای مالی خاص استفاده می‌شود. همچنین، امکان ثبت اطلاعات در دفاتر روزنامه اختصاصی نیز وجود دارد.
دفتر کل
با توجه به وجود داده‌های مختلف حسابداری و تنوع آنها در دفاتر روزنامه، تهیه و تنظیم ‌‌دفاتر حسابداری کل ضرورت پیدا می‌کند. این امر بدان دلیل است که به خاطر حجم معاملات بالا در شرکت‌های بزرگ، یافتن یک رویداد مالی خاص امری بس دشوار می‌باشد. به منظور رفع این محدودیت و نقطه ضعف دفاتر روزنامه، حسابداران به سمت استفاده از دفاتر کل تشویق شده‌اند. در این ‌‌دفاتر حسابداری، صفحه جداگانه‌ای برای هر حساب لحاظ شده و تمامی رویدادهای یک حساب ‌و شرح آنها، بر اساس تاریخ وقوع رویداد در این صفحه ثبت می‌شوند.
با توجه به مطالب بیان شده، تفاوت اساسی ‌‌دفاتر حسابداری رسمی (دفتر روزنامه و کل) در این مطلب است که ثبت رویدادها در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع آنها می‌باشد، اما هر رویداد در یک صفحه جداگانه از دفتر کل و با توجه به دفتر روزنامه نگارش می‌شود.
دفتر دارایی
بر اساس ماده 9 قانون تجارت، دفتر دارایی از جمله دفاتری است که گزارش کلیه دارایی‌های منقول و غیر منقول توسط تاجر در آن ثبت می‌شود. همچنین، در این ‌‌دفاتر حسابداری می‌توان کلیه مطالبات و دیون را با جزئیات بیشتری یاداشت کرد. لازم به ذکر است که امروزه به خاطر تنظیم ترازنامه، کاربرد دفتر دارایی به حداقل مقدار ممکن رسیده است. به عبارتی، شما می‌توانید اموال ثابت خود را با استفاده از نرم‌افزارهای مختلف به ثبت رسانده و دارایی‌های شرکت را به آسانی بررسی کنید.
دفتر کپیه
بر اساس ماده 10 قانون، دفتر کپیه از جمله ‌‌دفاتر حسابداری است که صورت حساب‌های صادر شده و نامه‌نگاری‌ها به ترتیب تاریخ در آنها ثبت می‌شوند، اما با توجه به اتوماسیون سیستم‌های مالی، کاربرد این دفاتر تقریبا منسوخ شده است.

نحوه تحریر دفاتر حسابداری
نحوه تحریر دفاتر حسابداری، بسته به نوع دفتر، متفاوت بوده و به همین علت، این تیتر از مقاله، به بررسی نحوه تحریر انواع دفاتر قانونی حسابداری، اختصاص یافته است. بر اساس آنچه در اصول حسابداری و قوانینی چون قانون تجارت، پیش بینی شده، تحریر انواع دفاتر قانونی حسابداری، به شرح زیر است:
نحوه تحریر دفتر روزنامه، بدین ترتیب است که هرروز باید، اطلاعات داد و ستد های روزانه، به ترتیب وقوع، در ستون های مربوطه و تا پایان صفحه، درج گردد و با پایان یافتن یک صفحه در دفتر روزنامه، جمع ستون بدهکار و بستانکار در پایین صفحه نوشته شود. ستون های این دفتر عبارتند از: ستون شماره ردیف (شماره سند حسابداری)، ستون تاریخ، ستون شماره دفتر کل یا عطف و ستون شرح رویدادهای مالی.
شایان ذکر است در ستون شماره دفتر کل یا عطف، باید شماره صفحه دفتر کل، که اطلاعات سند مربوطه، به آن صفحه منتقل شده، نوشته شود و در سطور ستون شرح رویدادهای مالی که به طور معمول، سه سطر برای شرح هر رویداد در آن، اختصاص می دهند، باید حساب‌ بدهکار، حساب بستانکار و توضیح مختصری از رویداد مربوطه، درج گردد.
نحوه تحریر دفتر کل، بدین ترتیب است که هر هفته، حسابدار، صفحه ای جداگانه‌ برای هر حساب درج شده در دفتر روزنامه، اختصاص می دهد و بر اساس تاریخ وقوع رویداد های یک حساب، تمامی رویدادهای آن حساب، همچنین شرح آن ها را در صفحه اختصاص داده شده، می نویسد.
هر صفحه دفتر کل، دارای ستون تاریخ، ستون شماره دفتر روزنامه، ستون شرح، ستون بدهکار، ستون بستانکار، ستون تشخیص و ستون باقیمانده، می باشد. در ستون مربوط به تشخیص، باید بدهکار یا بستانکار بودن، به صورت مخفف "بد" یا "بس"، نوشته شود و در ستون شرح و شماره دفتر روزنامه، به ترتیب باید، عبارت "به شرح دفتر روزنامه" و شماره آن حساب در دفتر روزنامه، درج گردد.
در خصوص دفتر دارایی، باید گفت، نحوه تحریر آن به طور اجمالی، بدین صورت است که ستون های مختلفی ایجاد می گردد و در هریک، دارایی ها منقول و غیر منقول، بدهی ها و سرمایه تاجر، در خصوص یک سال مالی گذشته، نوشته می شود.
نحوه تحریر دفتر اندیکاتور یا نمانامه یا دفتر نامه ها که امروزه، جایگزین دفتر کپیه شده و اغلب، به صورت سیستمی، تنظیم می شود، بدین شکل خواهد بود که، تمام صورت حساب های صادره توسط شخص حقیقی و حقوقی، مراسلات و مخابرات آن ها، در این دفتر، نوشته می شوند که شامل ستون های ردیف، شماره های گذشته، تاریخ، نام صاحبان نامه، شرح نامه رسیده، پیوست، شماره نامه و امضا می باشد.

نکات مهم در تحریر دفاتر حسابداری
نکات مهم در تحریر دفاتر حسابداری، همواره باید مورد توجه حسابداران باشد که در این تیتر از مقاله دینا، بخشی از مهم ترین این نکات، ارائه شده اند. بر اساس آیین نامه هایی که در خصوص تحریر دفاتر قانونی، تنظیم و منتشر می گردند، نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی حسابداری، عبارتند از:
عدم انجام کارهایی مثل پاک‌ کردن، تراشیدن و ...؛ استفاده از خودکار، روان‌نویس و یا خودنویس مشکی ای که جوهر پس نمی دهد؛ کم‌ نکردن برگ‌ های دفاتر و مخدوش نکردن پلمپ آن ها؛ درج مبالغ در دفاتر، مطابق با پول رایج کشور و نوشتن کلیه اطلاعات به زبان فارسی؛
درج اطلاعات، بدون خط خوردگی و بر روی سطرهای دفتر، نه میان سطرها؛ رعایت تقدم و تاخر در ثبت رویدادها؛ عدم درج تمام یا قسمتی از فعالیت‌ ها در حاشیه دفاتر؛ خالی نماندن هیچ سطری از دفتر؛ عدم وجود خط خوردگی در دفاتر قانونی. شایان ذکر است، در صورتی که تعداد خط خوردگی در دفاتر قانونی حسابداری، زیاد باشد، سبب رد شدن دفتر و جریمه خواهد شد.

عواقب عدم تنظیم دفاتر حسابداری
عواقب عدم تنظیم دفاتر حسابداری، می تواند شخص حقیقی یا حقوقی ملزم به تهیه آن ها را با مجازات های پیش بینی شده برای این امر، روبرو سازد. برای بررسی مجازات عدم تنظیم دفاتر حسابداری باید قانون مالیات مستقیم، قانون تجارت و آخرین مصوبه هیئت وزیران را در خصوص اصلاح جزای نقدی مندرج در ماده 15 قانون تجارت، مد نظر قرار داد. عواقب عدم تنظیم دفاتر حسابداری، می تواند سبب مسائل زیر شود:
ورشکسته به تقصیر شناخته شدن تاجر (مستفاد از ماده 15 قانون تجارت)
مواجه شدن با جرایم مالیاتی (مستفاد از ماده 193 قانون مالیات های مستقیم)
مواجه شدن با جزای نقدی از ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تا ۶۰,۰۰۰,۰۰۰ میلیون ریال، بر اساس آخرین مصوبه هیئت وزیران در سال 99 در خصوص اصلاح جزای نقدی مندرج در ماده 15 قانون تجارت. در ادامه، در خصوص حق الزحمه و هزینه تحریر دفاتر قانونی حسابداری، توضیح داده خواهد شد.

حق الزحمه و هزینه دفاتر قانونی
مقصود از حق الزحمه و هزینه دفاتر قانونی حسابداری، هزینه پرداختی حق التحریر دفاتر، به حسابدار است که در این خصوص باید گفت، این امر، کاملا بسته به تعداد دفاتر، صفحات آن ها و حجم مطالبی دارد که حسابدار باید نسبت به تحریر و نوشتن شان در دفاتر قانونی، اقدام کند.
از آنجایی که هرگونه اشتباه در درج اطلاعات، مغایرت یا خط خوردگی، شخصی حقیقی یا حقوقی را با جرایم مختلف و تبعاتی که در تیتر قبلی ذکر شد، روبرو خواهد کرد، حسابداران، حق التحریر نسبتا بالایی را برای نوشتن دفاتر قانونی، طلب می نمایند.
شایان ذکر است، ثبت نام دفاتر قانونی در سامانه جامعه ثبت شرکت ها و پلمپ آن ها نیز مشمول هزینه است که مبلغ آن، مبلغ زیادی نیست و نرخ آن هر ساله، بر اساس شاخص تورم اعلامی از سوی بانک مرکزی، اندکی افزایش می یابد.