کدینگ حسابداری چیست؟

دسته بندی :

تاریخ درج :

حجم فایل :

کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری چیست؟
در یک تعریف آسان، کدینگ یک نوع از دسته بندی حساب‌ها در حسابداری است. کدینگ حسابداری معمولا به شکل درختی انجام می‌شود که این روش رایج ترین روش آن است. در کدینگ حسابداری دسته بندی‌هایی برای حساب‌ها مشخص می‌شود که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند و مشخص می‌کنند که سرشاخه و زیر شاخه‌ها کدامند.
به این دسته بندی‌ها، شاخه بندی کردن و کدگذاری حساب‌ها کدینگ حسابداری گفته می‌شود. کدینگ در لفظ به معنای شماره گذاری است و ترکیب آن با حسابداری این معنا را می‌دهد که حساب‌ها در حسابداری را کدگذاری کنیم.

اهداف کدینگ در حسابداری چیست؟
مسئله کدینگ حسابداری یک موضوع ویژه و قابل تامل است که پیشنهاد می‌شود از ابتدای شروع امر حسابداری در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار گیرد. به این دلایل:
    کدینگ حسابداری باعث استاندارد شدن عملیات‌های مالی و یکپارچه سازی آن‌ها بر اساس یک فرمت به خصوص می‌شود.
    به ثبت رویدادهای مالی و دقت بیشتر آنها و همچنین سرعت و دقت در پردازش آنها کمک شایانی می‌کند و باعث می‌شود خطای انسانی در تیم‌های حسابداری به حداقل ممکن برسد.
    به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان (همچون صورت معاملات فصلی) کمک بسیاری می‌کند و به این امر سرعت و دقت بیشتری می‌بخشد.
    در نتیجه کدینگ، تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه گذاری یا محاسبه میزان دارایی‌ها به راحتی و بهتر از همیشه انجام شده و قدرت تصمیم گیری تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی را بهبود می‌دهد.

انواع کدینگ در حسابداری
کدینگ حسابداری به دسته‌بندی‌های مختلفی تقسیم می‌شود و هر کدام، در شرایط خاصی کاربرد دارند. در ادامه به توضیح پنج نوع اصلی آن می‌پردازیم:
کدینگ حفظی
این روش یکی از ساده‌ترین و رایج‌ترین روش‌های کدگذاری است که در آن از حروف اول نام حساب‌ها برای ایجاد کد استفاده می‌شود. در این روش، حروف اول کلمات به صورت مختصر و علامت‌گذاری‌شده به کار می‌روند. به عنوان مثال، برای حساب‌های پرداختنی از کد «ح – پ» و برای حساب‌های دریافتی از کد «ح – د» استفاده می‌شود. این روش ساده به نظر می‌رسد اما طراحی آن نیاز به یک ساختار مشخص و دقیق دارد.
کدینگ متوالی
در این روش، اعداد به صورت متوالی و پشت سر هم به حساب‌ها و داده‌ها اختصاص داده می‌شوند. به این روش، کدینگ سریالی یا پی در پی نیز گفته می‌شود. این نوع کدگذاری به دلیل سادگی و قابل فهم بودن، در بسیاری از کسب‌وکارها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
کدینگ سلسله‌مراتبی (درختی)
یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ، روش سلسله‌مراتبی است که در آن، حساب‌ها به صورت درختی و سلسله‌مراتبی کدگذاری می‌شوند. این روش به علت نداشتن محدودیت در تعداد حساب‌ها و داده‌ها و همچنین ایجاد نظم و دقت بالا، بسیار محبوب است. در این روش، می‌توان با اضافه کردن یک عدد اعشاری به کد اصلی، زیرگروه‌های مختلفی را ایجاد کرد. برای مثال، اگر کد ۴۰۴ برای حساب دارایی‌ها در نظر گرفته شده باشد، می‌توان با اضافه کردن یک عدد اعشاری، زیرگروه‌های مربوط به این حساب را مشخص کرد.
کدینگ توده‌ای
این روش بیشتر برای استفاده در یک دوره مالی خاص کاربرد دارد. در کدینگ توده‌ای، کدها به یک حساب خاص در یک دوره مالی اختصاص داده می‌شوند. پس از پایان دوره مالی، در صورت نیاز به ادامه فعالیت، باید از روش‌های کدینگ دیگری استفاده شود.
کدینگ وجهی
در این روش، کدها به عنوان یک قرارداد استاندارد به گروه‌های مختلف حساب‌ها تخصیص داده می‌شوند. به عنوان مثال، در یک فروشگاه می‌توان از کدینگ وجهی برای مشخص کردن بخش‌های مختلف فروشگاه، هزینه‌ها و زیرگروه‌های مرتبط استفاده کرد. در این روش، هر عدد در واقع نوع خاصی از حساب را نشان می‌دهد.
این پنج نوع کدینگ، پایه‌های اصلی سازماندهی و کدگذاری هستند که به حسابداران کمک می‌کنند تا عملیات مالی را به صورت دقیق و منظم مدیریت کنند.

لایه‌ها و سطوح مختلف کدینگ حسابداری
با توسعه نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته، امکان تقسیم‌بندی و دسته‌بندی اطلاعات مالی در سطوح مختلف فراهم شده است. اصلی‌ترین سطوح کدینگ حسابداری عبارتند از:
گروه حساب
این سطح به عنوان بالاترین لایه در ساختار، ماهیت کلی حساب‌ها را تعیین می‌کند؛ شامل بدهی‌های جاری و غیرجاری، درآمدها، هزینه‌ها، سرمایه‌گذاران و ذی‌نفعان می‌شود و برای تنظیم صورت‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
کد حساب
کدی است که برای مکتوب کردن دفاتر حسابداری و گزارش‌گیری از آن‌ها استفاده می‌شود. این کدها، قسمت‌های اصلی صورت‌های مالی را تشکیل می‌دهند و در سیستم کدگذاری ابتدا کد گروه حساب و سپس کد حساب‌های کل آورده می‌شود.
حساب معین
حساب‌های کل در این سطح به حساب‌های کوچک‌تر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند. حساب‌های معین برای صدور دقیق‌تر اسناد حسابداری و گزارش‌گیری شفاف‌تر استفاده می‌شوند. این سطح، ماهیت حساب‌ها را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن در یک دوره مالی مشخص می‌کند.
حساب تفصیلی
حساب‌های تفصیلی، نسخه‌های خردتر از حساب‌های معین هستند. این حساب‌ها به شناسایی بهتر و طبقه‌بندی دقیق‌تر حساب‌ها کمک می‌کنند و شامل نام مشتریان، حساب‌های بانکی و سایر سرفصل‌های شخصی می‌شوند.
کدهای شناور
حساب‌های تفصیلی شناور به طور مستقل از حساب‌های معین تعریف می‌شوند. برای هر حساب در کل نرم‌افزار حسابداری، یک کد حساب اختصاص داده می‌شود و با استفاده از کدهای شناور، مدیریت بهتر و ارتباط دقیق‌تری بین کدها در سیستم حسابداری فراهم می‌شود.

کدینگ دارایی‌های جاری و غیرجاری
اگر برای شما نیز این سؤال پیش آمده که انواع دارایی را چگونه در کدینگ حسابداری ثبت کنیم، با ادامه این مطلب همراه باشید تا با اصول کدینگ هر دارایی آشنا شوید.
– کدینگ دارایی‌های جاری
دارایی‌های جاری به آن دسته از دارایی‌ها اطلاق می‌شود که در بازه زمانی کوتاهی، معمولاً طی یک سال، قابلیت تبدیل به نقدینگی را دارند. این دارایی‌ها به عنوان منابع مالی جاری سازمان‌ها عمل می‌کنند و برای پوشش نیازها و تعهدات کوتاه‌مدت به کار می‌روند. برای مدیریت بهتر این دارایی‌ها، از سیستم کدگذاری استفاده می‌شود که به هر دارایی، کد یکتایی اختصاص می‌دهد. کد ۱ به عنوان شناسه اصلی دارایی‌های جاری به کار می‌رود و با استفاده از زیرکدها، مانند کد ۱۰۱ برای موجودی نقد و بانک، دسته‌بندی‌های مختلفی از این دارایی‌ها تعریف می‌شود. این ساختار کدگذاری به شناسایی، دسته‌بندی و مدیریت دقیق دارایی‌های جاری کمک می‌کند و فرآیندهای مالی و گزارش‌گیری را ساده‌تر می‌سازد.
– کدینگ دارایی‌های غیرجاری
دارایی‌های غیرجاری، بر خلاف دارایی‌های جاری، در بازه زمانی کوتاه‌مدت به نقدینگی تبدیل نمی‌شوند و معمولاً در فعالیت‌های بلندمدت سازمان‌ها به کار گرفته می‌شوند. برای این دارایی‌ها نیز سیستم کدگذاری مشابهی اعمال می‌شود؛ با این تفاوت که کد ۲ به عنوان شناسه اصلی آن‌ها استفاده می‌شود. به عنوان مثال، دارایی‌های ثابت مشهود با کد ۲۰۱ شناسایی می‌شوند. این سیستم کدگذاری امکان مدیریت مؤثر و دقیق دارایی‌های غیرجاری را فراهم و به تحلیل و بررسی این دارایی‌ها در فرآیندهای مالی کمک می‌کند.

کدینگ حسابداری بدهی‌های جاری
بدهی‌های جاری شامل تعهداتی هستند که سازمان باید در بازه زمانی کوتاهی، معمولاً تا یک سال، پرداخت کند. این بدهی‌ها نیاز به مدیریت دقیق دارند تا سازمان بتواند تعهدات مالی خود را به‌موقع و بدون ایجاد مشکل در جریان نقدینگی انجام دهد. برای کدگذاری بدهی‌های جاری، از کد ۳ به عنوان کد اصلی استفاده می‌شود و زیرکدهایی مانند کد ۳۰۱ برای حساب‌ها و اسناد پرداختنی به کار می‌روند. این سیستم کدگذاری به سازمان‌ها کمک می‌کند بدهی‌های جاری خود را به صورت دقیق مدیریت کنند و فرآیند گزارش‌گیری و مانیتورینگ آن‌ها را بهبود بخشند.
با استفاده از این سیستم‌های کدگذاری، سازمان‌ها می‌توانند دارایی‌ها و بدهی‌های خود را به صورت مؤثرتری مدیریت کنند و دقت عملیات مالی و گزارش‌گیری را افزایش دهند.

نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چند موضوع توجه کرد:
    استانداردهای حسابداری
    فعالیت شرکت
    کنترل‌های داخلی
    گزارشات مورد نیاز (درون سازمانی، برون سازمانی)

کدینگ و نرم‌افزارها
کدینگ حسابداری در تمامی سازمان‌ها و کسب‌وکارها، از جمله شرکت‌های خدماتی، تولیدی، بازرگانی، پیمانکاری و… مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم نه تنها به کاهش خطاهای انسانی کمک می‌کند، بلکه گزارش‌گیری مالی را نیز ساده‌تر و کارآمدتر می‌سازد. اگرچه کدینگ می‌تواند به صورت دستی و با استفاده از ابزارهای ساده‌ای مانند اکسل انجام شود اما نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی به دلیل امکانات گسترده‌ای که ارائه می‌دهند، بهترین ابزار برای انجام این فرآیند محسوب می‌شوند. این نرم‌افزارها علاوه بر افزایش سرعت و دقت در کدگذاری، امکان تغییرات گسترده و پیاده‌سازی استانداردهای مختلف را نیز فراهم می‌کنند.
یکی از نکات مهم در طراحی کدینگ، توجه به استانداردها و نیازهای خاص هر سازمان است. این کار باید توسط افراد متخصص انجام شود تا از بروز خطا و ناهماهنگی جلوگیری شود. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری برای اجرای کدینگ، بهترین راهکار برای افزایش کارایی و دقت در فرآیندهای مالی است.