انبارگردانی چیست؟

دسته بندی :

تاریخ درج :

حجم فایل :

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی چیست؟
به طور کلی عملیات انبارگردانی در حسابداری را این گونه می توان تعریف کرد: به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی گویند.
کنترل انبارگردانی و کنترل موجودی انبار معمولا به صورت سالانه انجام می شود؛ بنابراین باید بسیار دقیق و با رعایت یک سری اصول انجام شود؛ برای مثال ورود و خروج افراد به انبار باید کنترل شود، تمامی کالاها باید دارای برچسب و تگ نام باشند، پلمپ انبار باید به درستی انجام شود و مواردی از این قبیل.
البته برخی از شرکت ها به علت بالا بودن تعداد انبار ها یا مواد و کالاهای موجود، عمل انبارگردانی را چند بار در سال انجام می دهند و برخی از شرکت ها هم بر اساس نوع فعالیت و موارد دیگر قوانین شخصی سازی شده ای برای انبار خود دارند. درنهایت تمامی این اعمال و اصول و قوانین مربوط به انبارگردانی به منظور حفظ، نگهداری و مراقبت از مواد و کالا های موجو در انبار انجام می شود و از این جهت بسیار اهمیت دارد.

کاربرد انبارگردانی چیست؟
مدیران انبارگردانی غالباً برای خرده فروشی های زنجیره ای کار می کنند. به این ترتیب که کالاهای مورد نیاز آن ها در انبار طبقه بندی و ذخیره می کنند و در صورت نیاز آن ها را به فروشگاه های خرده فروشی ارسال می کنند.
همچنین انبار گردانی می تواند هم کالاهای تولید شده توسط خود شرکتی که در آن کار می کند و هم محصولاتی را که از دیگر شرکت های تامین کننده توسط شرکت خریداری شده است را هماهنگ کند. به طور کلی انبار گردان برای هر شرکتی که محصول فیزیکی تولید میکند مورد نیاز است. و به دلیل سختی کار و اهمیت بالای این شغل، انبارداران از درآمد نسبتا خوبی نیز برخوردار هستند.
علاوه براین انبارگردانی می تواند یک نقطه شروع موثر برای حرفه مشاوره برای خرده فروشی و یا حتی تولید باشد. انبارداری بخشی از آنچه که شرکت ها تحت عنوان زنجیره تامین مطرح می کنند نیز هستند.
زنجیره های تأمین به کلیه مراحل لازم برای دریافت محصولات از مکان تأمین کننده آن تا رسیدن به دست مشتری اشاره دارد. مدیران زنجیره تامین مسئولیت هر بخشی از فعالیت های مربوط به تولید، خرید، حمل و نقل، توزیع، مهندسی و حتی پیش بینی مالی شرکت را بر عهده دارند.
آنها با توجه به عملکرد شرکت یا سیاست های جدیدی را در پیش می گیرند و یا به اصلاح روش های موجود می پردازند. تا به این ترتیب به حداقل هزینه و حداکثر دقت، بهبود و خدمات مشتری و رفع نیاز های توزیع محصول برسند. در این میان انبارگردان ها نقش بسیار مهمی در درست پیش رفتن این روند دارند.

اهداف انبارگردانی چیست؟
مهم‌ترین اهداف این فرایند را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:
    ارزیابی میزان موجودی‌ها در پایان سال برای ثبت اطلاعات دقیق و درست در صورت‌های مالی سازمان
    پیگیری و بررسی میزان موجودی‌های فیزیکی و تطبیق اطلاعات مالی با موجودی‌های در دسترس
    شناسایی مغایرت‌های احتمالی میان موجودی‌ها و صورت‌های مالی و حسابداری
    انجام تدابیر مرتبط با کنترل موجودی

اصطلاحات انبارگردانی
در مبحث انبارگردانی معمولاً اصطلاحات بسیاری وجود دارد که بین افراد انباردار مرسوم است. برخی از این اصطلاحات عبارت‌اند از:
مواد خام یا اولیه
ماده خام یا اولیه که به‌عنوان کالای اساسی نیز شناخته می‌شود، ماده اساسی برای تولید کالاها است. مواد خام می‌تواند حتی انرژی یا مواد واسطه‌ای هم باشد که مواد اولیه محصولات نهایی آینده هستند؛ بنابراین مواد اولیه اولین گلوگاه اساسی برای تولید تمامی محصولات است که واحدهای تولیدی بسیار به آن نیازمند هستند.
مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی همان‌طور که اسمشان پیداست در صورت نیاز مورداستفاده قرار می‌گیرند و ممکن است عمر کوتاهی داشته باشند و دور انداخته شوند. برخی از این لوازم هم در طولانی‌مدت مورد استفاده قرار می‌گیرند و به‌تدریج فرسوده می‌شوند.
برای مثال محصولات تجهیزات اداری مصرفی مانند: کاغذ، قلم، پوشه فایل، تونر یا کارتریج جوهر و این در مقابل کالاهای بادوام و کالاهای سرمایه‌ای در دفتر و محل کار، از جمله کامپیوتر، دستگاه‌های فکس، و دستگاه‌های دیگر کسب‌وکار یا مبلمان اداری است.
مواد و لوازم در جریان ساخت
زمانی که کالاها همچنان در چرخه تولید باشند و نیمی یا بیشتر از فرایند تولید را گذرانده باشند اما هنوز کامل نشده باشند، آن‌ها را کار یا کالاهای در حال ساخت می‌نامیم. کالای در جریان ساخت از مواد اولیه استفاده می‌کند و در نهایت به محصول نهایی می‌رسد اما در وضعیت فعلی هنوز به تکامل نرسیده است. معمولاً این کالاها حجمی از مواد خام را در ابتدای فرایند تولید می‌گیرد و در فرایند تولید هزینه‌های اضافی در هر بخش تولید به آن اضافه می‌شود.
کالای ساخته شده یا تکمیل شده
کالاهایی هستند که فرایند ساخت را کامل کرده‌اند اما هنوز به فروش نرسیده‌اند یا برای مصرف‌کنندهٔ نهایی توزیع نشده‌اند.
تگ انبارگردانی
تگ انبارگردانی در واقع برگه شمارش کالا است. این تگ فرمی خاص جهت مستندکردن شمارش کالا است و در جهت جلوگیری از تکرار شمارش و یا از قلم افتادن کالا طراحی شده است. افراد قبل از شروع انبارگردانى باید مشخصات هر کالا را بر روى تگ انبار نوشته و جهت الصاق به موجودى کالا تحویل انباردار دهند. این فرم معمولاً اًز سه قسمت تشکیل شده است:
    اطلاعات شمارش اول
    اطلاعات شمارش دوم
    اطلاعات شمارش نهایى
کارت موجودی انبار
فرد انباردار برای مدیریت بهتر انبار، تعداد موجودی هر کالا را در بالای کاردکس آن ثبت کرده تا اطلاعات کافی را برای سفارش مجدد آن داشته باشد. معمولاً برای کالایی حداقل‌هایی در نظر گرفته می‌شود که با نزدیک شدن به آن، انباردار باید نسبت به اعلام آن به واحد تدارکات و سفارش مجدد، اقدامات لازم را انجام دهد.
قفسه‌بندی
امروزه در سیستم انبارداری، موضوع قفسه‌بندی دارای اهمیت بسیاری است و حتی تصور یک انبار بدون قفسه‌های مجزا برای نگهداری کالاهای مختلف، ممکن نیست. قفسه‌بندی به شما کمک می‌کند تا کالاهای خود را بر اساس ویژگی‌های مختلف جداسازی کنید و بر اساس آن در سیستم انبار ثبت کنید. قفسه‌بندی و دسته‌بندی کالاها به شما در انبارداری آسان‌تر کمک می‌کند و در بسیاری از موارد از خسارات مادی و جانی جلوگیری می‌کند.
کاردکس کالا
کاردکس کالا در انبار به ردیابی و کنترل تعدادی و ریالی هر قلم کالا در هر بازه زمانی کمک می‌کند. نگهداری مقدار موجودی لحظه‌ای در کاردکس بسیار مهم است و از فاکتورهای مهم ارزیابی عملکرد هر انبار است. مقادیر کاردکس کالا با مقادیر فیزیکی معمولاً مطابقت داده می‌شود و عملیات انبارگردانی بر اساس این اطلاعات، اجرا می‌شود.
کدگذاری کالا
کد کالا و یا کد شناسایی کالا عاملی برای شناسایی و روشی برای تشخیص تمامی کالاهایی است که در انبار نگهداری می‌شود. این کد برای تمامی کالاهایی که توضیحات و مشخصات زیادی دارند مورد استفاده قرار می‌گیرد. شما با استفاده از این کد، می‌توانید نام و تمامی توضیحات مربوطه را در قالب یک عدد کوچک طراحی کنید که این موضوع به ورود آسان داده‌ها و مدیریت بهتر داده‌ها نیز کمک می‌کند.

انواع انبارگردانی کدامند؟
به صورت کلی 3 نوع انبارگردانی وجود دارد:
انبارگردانی پایان سال
این نوع از انبارگردانی معمولا یک بار و در پایان هر سال اتفاق می افتد و تمامی کالاها، به منظور انتقال موجودی انبار به سال بعد، شمارش می شود.
انبارگردانی میان دوره
این نوع از انبارگردانی معمولا در پایان نیم سال اول و مانند مدل انبارگردانی پایان سال، کلیه کالاها شمارش می شود.
انبارگردانی رندوم
این نوع از انبارگردانی در بازه های زمانی کوتاه تر از دو مورد قبل و برای اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار است. در این مدل تنها تعدادی از کالاها به صورت رندم شمارش می شوند و عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی چک می شود.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی چگونه است؟
معمولا شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی تکرار می شود که به صورت زیر است.
تک شمارشی
در این حالت شمارش موجودی یک بار انجام می شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی اتفاق می افتد.
دو شمارشی
در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می افتد.
سه شمارشی
در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.

مراحل انبارگردانی
انجام صحیح انبارگردانی در پایان سال، نقشی اساسی در حسابداری دقیق و مدیریت بهینه موجودی کالاها ایفا می‌کند. در ادامه، به مراحل کلیدی انبارگردانی، از جمله اقدامات قبل، حین و بعد از شمارش کالاها، می‌پردازیم.
مراحل قبل از شمارش کالاها
انتخاب هماهنگ‌کننده: اولین قدم، انتخاب فردی باتجربه و مسئولیت‌پذیر به عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی است. این فرد وظیفه نظارت بر کل فرآیند را بر عهده دارد.
بررسی دستورالعمل: دستورالعمل انبارگردانی توسط هماهنگ‌کننده تهیه و به‌طور کامل بررسی می‌شود. در صورت وجود هرگونه اشکال، قبل از شروع شمارش، با مسئولان شرکت و مؤسسه حسابرسی هماهنگی لازم انجام می‌شود.
اطلاع‌رسانی و برنامه‌ریزی: روزها و ساعات شمارش انبار به طور کتبی به تمامی بخش‌ها اطلاع‌رسانی می‌شود. در این اطلاعیه، باید تعطیلی انبار در روزهای تعیین‌شده و ضرورت برآورد نیازها قبل از آن، قید شود.
تشکیل گروه‌های شمارش: اعضای گروه‌های شمارش از قبل مشخص و آموزش‌های لازم به آنها ارائه می‌شود.
بازدید و آماده‌سازی انبار: هماهنگ‌کننده قبل از شروع شمارش، از انبارها بازدید می‌کند و از چیدمان مناسب اقلام، جداسازی اقلام فرسوده و بدون استفاده و نصب برچسب مشخصات بر روی قفسه‌ها و کالاها اطمینان می‌یابد.
آماده‌سازی برگه‌های شمارش: برگه‌های شمارش در دو نسخه تهیه، شماره‌گذاری و از پیش آماده می‌شوند.
اطلاع از آخرین مدارک: آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودی‌ها، مانند برگ صدور کالا و رسید کالا، به هماهنگ‌کننده گزارش می‌شود.
گزارش موجودی‌های خاص: تعداد و مشخصات اقلام موجود در قسمت‌های دریافت و صدور کالا به هماهنگ‌کننده اطلاع داده می‌شود تا از ایجاد بدهی یا عدم صدور فاکتور برای این اقلام جلوگیری شود.
جلوگیری از جابه‌جایی کالاها: تا حد امکان، جابه‌جایی اقلام بین قسمت‌های مختلف در طول فرآیند انبارگردانی ممنوع است تا از شمارش مجدد یا عدم شمارش برخی اقلام جلوگیری شود.
مراحل حین شمارش کالاها
شمارش گروهی: موجودی‌برداری باید توسط گروه‌های دونفره انجام شود. یک نفر عمل شمارش را انجام می‌دهد و نفر دیگر ضمن تأیید شمارش، آن را ثبت می‌کند.
آمادگی برای توزین: اگر برخی موجودی‌ها بر اساس وزن ثبت می‌شوند، باید وسایل لازم برای توزین آنها در دسترس باشد.
شمارش دوباره: برای اطمینان بیشتر، ترجیحاً موجودی‌ها دو بار و هر بار توسط یک گروه دونفره متفاوت شمارش شوند.
جلوگیری از دوباره‌شماری: برای جلوگیری از دوباره‌شماری یا شمارش نشدن بخشی از موجودی‌ها، شمارش باید به طور اصولی انجام شود. به عنوان مثال، موجودی‌ها را ردیف به ردیف (از ابتدا تا انتها) شمارش کنید و اجناس شمارش‌شده را با علامت‌گذاری مشخص کنید.
امضای برگه‌ها: امضای تمام برگه‌های سفارش و هرگونه اصلاح در آنها توسط هر دو گروه شمارش‌کننده ضروری است.
ثبت موجودی‌های معیوب: موجودی‌های معیوب، فاسد، کم‌مصرف و غیراستاندارد باید با ذکر مورد در برگه‌ها ثبت شوند.
باز کردن برخی بسته‌ها: محتويات تعدادی از موجودی‌های سربسته باید توسط گروه‌های شمارش‌کننده مورد شمارش قرار گیرد.
مراحل پس از شمارش کالاها
جمع‌آوری برگه‌های شمارش: تمام برگه‌های شمارش (شامل استفاده‌شده، باطل‌شده و استفاده‌نشده) باید برای هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری ارسال شوند تا از استفاده درست و به‌جا از تمام برگه‌ها اطمینان حاصل شود.
بررسی اختلافات: در صورت وجود اختلاف در شمارش دو گروه یا مغایرت با مدارک دائمی موجودی‌ها، شمارش دوباره با حضور هر دو گروه و حسابرسان برای تعیین عدد نهایی و درست انجام شود.
اصلاح برگه‌ها: پس از خاتمه شمارش، هر گونه اصلاح در برگه‌های شمارش باید با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری باشد.
مقایسه با مدارک: نتیجه نهایی باید با مدارک دائمی (در صورت وجود) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شود.
بررسی مغایرت‌ها: بررسی مغایرت‌ها و اصلاح مدارک پس از تأیید هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری امکان‌پذیر خواهد بود.
امضای برگه‌ها: برگه‌های شمارش و صورت‌جلسات باید توسط تمام مسئولان (شمارش‌کنندگان، هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری و حسابرس داخلی) امضا شود.
ارسال برگه‌ها: یک نسخه از دو نسخه مورداستفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود.

حسابداری و انبارگردانی
در مورد انبارگردانی نیز باید به این نکته اشاره کرد که گاهی و در بعضی از شرکت ها انباردار علاوه بر انجام کارهای روتین خود از جمله نظارت بر ورودی کالاها به انبار، مرتب بودن و چیدمان آن ها و نظارت بر ترخیص کالاها ممکن است به امور حسابداری نیز رسیدگی کند.
یکی از بخش های یک شرکت که امر حسابداری در آن بسیار حائز اهمیت است مربوط به بخش انبار است. چرا که انبار جایی است که در نهایت کلیه محصولات تولیدی یک شرکت قبل از ارسال به فروشگاه و فروش به آنجا رفته و ذخیره می شود. بنابراین حسابداری و بررسی گزارشات مالی این بخش از اهمیت بسیار ویژه ای برخوردار است.
در شرکت های بزرگتر که حسابداری نیز از جمله وظایف انبارگردانی محسوب می شود، آموزش و مسلط بودن انبار دار به امور حسابداری بسیار مهم است. که به این منظور ممکن است از مدیران انبار خواسته شود تا در این زمینه به کسب اطلاعات و یادگیری حسابداری بپردازند و یا خود شرکت ها دوره های آموزش حسابداری را برای کارمندان این بخش بگذارند.
هر چند که امروزه جزوات حسابداری نیز به صورت آنلاین نیز می تواند به راحتی در اختیار کاربران قرار گیرد و به آن ها در این زمینه کمک کند. اما یادگیری حسابداری تنها از طریق جزوات حسابداری کافی نبوده و حتما نیاز است تا انباردارانی که می بایست به امور حسابداری نیز وارد باشند، آموزش های حسابداری را به صورت حرفه ای دریافت کنند.